Evenement organiseren

Een grootschalig evenement organiseren. Waar moet je rekening mee houden?

Een evenement opzetten en regelen gaat veel tijd kosten. Dat geef ik je alvast op een briefje. Het gaat je veel energie kosten. Maar als het goed is gaat het je ook energie geven. Als je ziet dat je langzamerhand steeds meer geregeld hebt en natuurlijk als het evenement goed verloopt. Het is belangrijk om stapsgewijs te werk te gaan als je een evenement gaat organiseren. Het is dus niet nodig om al gelijk de huur van de dranghekken rond te maken. Dat kan in een later stadium. Lees hier de checklist voor het organiseren van een evenement. 

Waarom ga je een evenement organiseren?

Het is belangrijk dat je een doel hebt met het evenement. Als je weet waarom je het evenement organiseert, dan kun je hier doelstellingen aan koppelen. Het is belangrijk om een stip aan de horizon te hebben. Wat wil je bereiken met het evenement. Wat moeten de bezoekers meekrijgen als ze jouw evenement bezoeken. Is dat een geweldige tijd of wil je dat je bezoekers ergens meer over te weten komen? De waarom vraag is heel belangrijk als je een evenement gaat organiseren. 

Wie komen er? 

Een evenement zonder mensen zou geen evenement zijn. Een evenement moet een doelgroep hebben. Je moet een doelgroep formuleren. Vaak is de doelgroep duidelijk, maar soms ook niet. Het is belangrijk om te bedenken hoe je de doelgroep warm maakt voor je evenement. Hoe ga je je doelgroep bereiken? Ga je alleen online communiceren of ga je ook offline communiceren?

Je leveranciers op een rij zetten

Vaak heb je als bedrijf niet alle spullen voorhanden om het evenement te laten slagen. Je hebt vaak spullen nodig. Zo kan het zijn je een toegangssluizen of dranghekken nodig hebt voor je evenement. Webo verhuurt hekwerken, sluizen en meer voor evenementen. 

Tijdelijke medewerkers inschakelen

Vaak heb je voor een evenement tijdelijk personeel nodig. Je hebt personeel nodig voor bij de entree, de jassen en voor de catering. Het is aan te raden om op tijd om tafel te gaan met de bedrijven die tijdelijk personeel leveren.