Een succesvol evenement met deze checklist

Ga je een evenement organiseren, dan is het van belang dat je dit goed voorbereidt. Of het nu om een personeelsfeest, een kleine workshop, of een grootschalig congres gaat; er zijn een heleboel dingen die hiervoor geregeld dienen te worden. Om de kans te vergroten dat jouw evenement een succes wordt, vind je hieronder een handige lijst met zaken waar je rekening mee kunt houden.

De locatie

Misschien heb je al een geschikte locatie op het oog. Gaat je zoektocht naar een mooie locatie echter nog beginnen, houd er dan rekening mee dat er bepaalde faciliteiten nodig zullen zijn voor je event. Denk bijvoorbeeld aan presentatie ondersteuning, een specifiek decor, maar ook bijvoorbeeld de sfeer.

Catering op je event

Bedenk van tevoren hoe je de catering aan gaat pakken. Ga je zelf aan de slag met het maken van allerlei lekkere hapjes, of schakel je een speciale cateringservice in? Ga ook na wat voor soort hapjes of gerechten bij het evenement en de doelgroep passen. Dienen deze bijvoorbeeld luxe te zijn, of voldoet een grote schaal met heerlijk belegde broodjes?

Promotie van het evenement

Uiteraard wil je het evenement ook zo goed mogelijk promoten. Niet alleen voordat het event begint, maar ook tijdens. Zo zorg je ervoor dat de gasten jou en je eventuele bedrijf onthouden. Laat bijvoorbeeld notitieboekjes bedrukken (op een website als https://www.bedrukken.nl/), om zo een goede indruk achter te laten. 

Dit soort items zijn ook nog eens handig, want nadat je evenement afgelopen is kunnen de gasten er nog steeds gebruik van maken. Let er dus op dat je geen prulletjes laat bedrukken die men achteraf hoogstwaarschijnlijk direct weggooit! 

Maak een draaiboek

Om alles goed te laten verlopen is het goed om een draaiboek op te stellen. Zo weet iedereen wanneer er wat gaat gebeuren. Noteer niet alleen gebeurtenissen, maar ook betrokken partijen en contactgegevens, zodat iedereen goed bereikbaar is.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *